Terwijl Covid-19 werkroutines overhoop gooit, is het het perfect moment om je werk-van-huis-plan uit te bouwen. Als iemand die jarenlang van thuis uit heeft gewerkt, heb ik een aantal strategieën en tools om niet alleen te overleven, maar om ook succesvol te zijn in deze nieuwe virtuele werkomgeving.
1. Ga Goed van Start
Stel een werkruimte op als een afleidingsvrije zone. Creëer een ruimte die uitnodigend en productief aanvoelt. Ideaal is een aparte kamer of ruimte waar je kunt concentreren. Omdat het beter weer wordt is de tuin of terras goed, zolang het je niet in de verleiding brengt om te gaan tuinieren. Heb je jonge kinderen die nu aan afstandsonderwijs doen, of deel je je ruimte met een partner of geliefde die ook aan thuiswerk doet, dan moet je misschien onderhandelen voor zowel de ruimte als de tijd om je respectievelijke opdrachten te kunnen afwerken. Overweeg de implementatie van een niet-lineair schema dat je ruimte biedt voor de "school"-tijd en -klusjes van de kinderen, met werktijdblokken wanneer je niet wordt onderbroken. Print het schema uit en post het, zodat iedereen op dezelfde lijn zit.
Zorg ervoor dat je werkruimte ergonomisch is. Nu dat je lange periodes in deze ruimte zult doorbrengen, moet deze bij je lichaam passen. Heb je een laptop, denk er dan over een afzonderlijk toetsenbord te kopen - laptop toetsenborden staan erom bekend ergonomisch erg slecht te zijn. Controleer de hoogte van je beeldscherm om er zeker van te zijn dat je niet voorover hangt. Bekijk je muis. Ik ben erg blij met Anker ergonomic mouse, dat mijn hand in een neutrale positie houdt (aanbevolen door mijn chiropractor). Een sta-bureau is een goed idee. Maar je kan ook een hoog keukenaanrecht aanpassen zodat je niet heel de dag gaat zitten.
Zorg dat je je kantoorbenodigdheden bij de hand hebt. Als het hele gezin thuis werkt, zorg dan dat je een goede voorraad hebt van meer dan alleen toiletpapier. Dat wil zeggen papier en ook printerinkt. De meeste winkeliers kunnen deze direct naar je huis sturen, zodat je niet naar buiten hoeft te gaan.
Maak verbinding. Stel je virtuele tools in. Doe een test met je Skype account of Google hangouts. Veel teams gebruiken Zoom voor virtuele vergaderingen, en de tariefplannen voor teams van 100 of minder zijn zeer redelijk. (Mijn kerk houdt nu op deze manier streaming diensten, met de chat-functie ingeschakeld voor gebeden - verrassend succesvol). Een andere geweldige tool is Slack, waarmee je "kanalen" kunt opzetten voor een goed projectmanagement, maar ook voor instant messaging tussen teams.
Wees aanwezig. Met zoveel virtuele vergadertijd zal het verleidelijk zijn om de camera uit te zetten en op te dagen met konijnenpantoffels. Hoe dan ook, het is belangrijk om oog in oog te staan met de teamleden voor effectievere vergaderingen. Doordat de camera aanstaat moet je je volledig inzetten en proberen geen e-mails te bekijken tijdens de vergadering. Als extra bonus, zal het zien van het gezicht van je gebruikelijke collega of klant helpen voorkomen dat veel teamleden zich geïsoleerd voelen.
Het kan een goed moment zijn om je internetsnelheid te upgraden. Als er verschillende mensen van thuis uit werken, en alle kinderen en studenten in je omgeving doen ook aan homeschooling, kan je netwerk overbelast geraken. Heb je zware bestandsoverdrachten nodig voor je werk, dan kun je kijken voor een VPN (Virtual Private Network), die rond je bestaande internetverbindingen gaat en hogere snelheden kan bieden. De meeste aanbiedingen zijn per maand, het is dus geen levenslange verbinding.
2. Krijg Dingen Gedaan
Creëer een routine en blijf daarbij. Sta op hetzelfde uur op, zoals je altijd doet en probeer ook op hetzelfde moment te gaan slapen. (Ik weet het, die Netflix binge-feesten zullen verleidelijk zijn!). Ga in de douche en kleed je aan. Elke dag.
Definieer Doelen. Aan het begin van elke week, stel je strategische vs tactische doelen op. De strategische doelen zijn grote doelen die het succes van je projecten en team op lange termijn beïnvloeden. Het is makkelijk om de tactische problemen de strategische visie te laten overweldigen. Lever op zijn minst één groot doel per week op. Een manier om je doelen op koers te houden is door gebruik te maken van organisatie tools. Evernote is een effectieve notitie tool om je te blijven focussen op de volgende stappen die uit virtuele vergaderingen voortvloeien. Ik vond Trello als een goede brainstorming tool die gebruik maakt van een sticky-note stijl aanpak voor het maken van lijsten en het bijhouden van de project workflow. Kinderen kunnen er ook van houden, om hun huiswerk te organiseren. En vergeet geen gebruik te maken van het bescheiden maar nuttige whiteboard.
Beperk tijd op social media. Volgens een onderzoek van Digital Information World, brengen internetgebruikers van over de hele wereld gemiddeld 2 uur en 22 minuten per dag door op sociale netwerken en messaging platforms. Bijna het dubbele van wat het was in 2012. Voor 16 - 24 jarige is dat zelf tot 3 uur per dag. Sociale netwerken zijn van onschatbare waarde in tijden van “sociale distantie”. Let er gewoon op dat ze je productiviteit niet afremmen of je mogelijkheid om tijd te besteden aan echte activiteiten met de familie.
Neem regelmatig een pauze. Aangezien veel van je vergaderingen nu online plaatsvinden, zou je beweging kunnen vergeten. Sta af en toe op, wandel en stretch minstens een keer per uur. Stel je Fitbit, Apple Watch of ander materiaal in met regelmatige herinneringen. Bedenk andere activiteiten die je kunt doen als je een mentale pauze van het werk neemt. Probeer de New York Times crossword app, die mini-puzzles bevatten waarin je het tegen de klok opneemt. Probeer een nieuwe podcast. Mijn favoriete app voor het luisteren naar podcasts is PocketCast, een gratis en ongelofelijk eenvoudige te gebruiken app die met alle platforms werkt, van je auto tot je Alexa en je Mac of Windows-desktop.
3. Probeer Iets Nieuws
Het mooie aan niet pendelen is dat je niet, zoals de gemiddelde Amerikaan, dagelijks 52 minuten besteedt aan het heen en weer gaan naar het werk. Gebruik dit geschenk van bijna 5 uur per week om iets nieuws te proberen, of poest een paar roestige vaardigheden op.
Sport! Er zijn veel online video’s om je te helpen starten of je workout verder te zetten, bijvoorbeeld Fitness Blender. Je hoeft geen moeilijk trainingsregime te starten. Probeer een paar keer per dag te gaan wandelen. (Als je van thuis uit werkt, streef ik naar minstens 40 km per week, aangespoord door onze onverschrokken kakapoe, april). En maak je geen zorgen als je de eerste stappen van je gebruikelijke doelwit niet haalt. Dat is te verwachten, want in je routine loop je niet naar het kantoor vanaf de bushalte of stop je niet bij de bakker voor lunch. Verhoog je doel gradueel. Daag een vriend of je hele team uit om een wekelijks aantal stappen te bereiken. (Met een leuke beloning voor de winnaars als jullie allemaal terug zijn op kantoor).
Bespeel een instrument. Misschien speelde je vroeger op die gitaar die stof onder je bed aan het verzamelen is. Nu is het een geweldig moment om het naar boven te halen en een paar noten te proberen. En je kunt leren van een van de beste in deze geweldige gratis sessies samengesteld door de legende James Taylor.
Speel gezelschapsspellen. Nu is het perfecte moment om Scrabble, Monopoly of Stratego naar boven te halen. Of herinner je nog RISK. Ga old school met Mens Erger Je Niet! Of een spelletje Vier Op Een Rij. Nu iedereen zijn schermtijd exponentieel vergroot voor schoolwerk en vergaderingen, is de offline wereld misschien net wat je nodig hebt.
Lees een boek. Natuurlijk is er Oprah’s Book Club. Maar er zijn andere lijsten met geweldige boeken. Elke herfst brengt de Man Booker Prize voor fictie hun short list uit. Als je een bepaald genre hebt dat je leuk vindt, dan is daar ook een prijs voor. Bijvoorbeeld de Hugo Award voor science fiction. Een andere leuke bron die door lezers is gecreëerd, voor lezers is goodreads.com.
Bel een oude vriend. Sms'en is geweldig, maar praten is beter. En samen lachen is het beste. Volgens Mayo Clinic, "Lachen verbetert je inname van zuurstofrijke lucht, stimuleert je hart, longen en spieren, en verhoogt de endorfine die vrijkomt in je hersenen." En dat kunnen we nu allemaal goed gebruiken.
Organiseer. Gebruik de tijd thuis om een fysieke ruimte te creëren die je niet gek maakt. Recent nam ik een pauze van een groot werkproject om de zogenaamde “lade van verdoemenis” in mijn badkamer te organiseren. (Je hebt waarschijnlijk wel één of twee gelijkaardige lades in je leven). Nu maakt het me gelukkig iedere keer dat ik hem open doe.
Haal wat fotografie werk in.
Het is ook een geweldig moment om wat digitale organisatie te doen. Denk aan die geweldige foto’s van je laatste familie avontuur. Probeer Luminar, een fotobewerkingsprogramma en een browser die je de mogelijkheid biedt om niet alleen je favoriete fotomomenten te organiseren, maar ook te verbeteren.
Luminar biedt een geweldige tijdbesparende tool aangedreven door artificiële intelligentie om snel foto’s te bewerken. Bovendien zijn er een heleboel creatieve tools om je foto's een betere stijl te geven. Hoewel je misschien niet in staat bent om te reizen, herbeleeft je een aantal mooie herinneringen via je foto's. En natuurlijk deel je die foto's met vrienden en familie.
Je kunt toegang krijgen tot een 30-dagen proefversie van Luminar... zodat je gratis kunt beginnen met je fotocollectie!
Pro Tip: Deel elke grote organisatie klus in kleinere stukken en pak er maar één per week aan, of je gebruikt dit project uiteindelijk om het werk uit te stellen. Dat is waar we met deze post zijn begonnen.
Hoe dan ook, maak het beste van deze tijd. Het is een uitdaging voor ons allemaal, maar niet één zonder kansen.
